13 мая 2016
Не трать время зря. Это материал, из которого сделана жизнь.
Если десять минут прошли, то уже безвозвратно. Раздели свою жизнь на кусочки по десять минут и не позволяй пропасть даже мгновению.
— Ричард Бренсон, основатель корпорации Virgin Group
Время чтения: 8 минут

Как вы думаете, зачем руководитель говорит своим подчиненным, как он занят и сколько у него работы, как много почтовых сообщений в корпоративной почте, да и подчиненных у него так много…, и… много еще можно чем себя «зазначить». И работают такие управленцы с чувством собственной значимости и достоинства, в «вечной занятости» и уверенности в том, что поступают правильно. И, слушая их, начинаешь думать как те, кто им подчиняются, ну как-то постоянно мешают им жить. Ну, то есть.. работать.
Теперь без доли иронии о том, что написала. Да, действительно имеет место быть такая ситуация. Почему порой талантливые профессионально руководители позволяют себе в системе такие высказывания? Не понимают? Или специально это делают, имея определенную цель? Мои наблюдения: кейс, который я вам предлагаю, это поведение одного из руководителей, часто поступающего именно так, как описано выше.

КЕЙС

Руководитель подразделения Дмитрий назначил встречу сотруднику Анне для решения/обсуждения предложений производственной задачи. Выставил приглашение в производственный календарь корпоративной почты (дата и время, продолжительность встречи 15 минут).

Кабинет руководителя располагается территориально в здании офиса на соседней улице. Анна вышла заранее, чтобы не опоздать, в назначенное время была у кабинета руководителя. Но Дмитрий был занят, у него был посетитель (коллега смежного подразделения).

20 минут Анна простояла под дверью, ожидая приглашения.
Закончив беседу с коллегой, руководитель пригласил Анну в кабинет. Пока она шла к предложенному стулу, раздался телефонный звонок, и Дмитрий взял трубку… Все время разговора Анна «скучала», невольно являясь участником беседы. При этом не очень приятной для ее «ушей», обсуждалось поведение одного из коллег отдела.
Еще 15 минут времени было потеряно, а встреча так и не началась.
Все, наконец руководитель обратил свой лик к Анне с вопросом: «Ну, что предлагаешь?» Обескураженная вопросом после долгого отстраненного ожидания Анна растерялась. Разговор продолжился, вопрос-ответ. Только начали понимать в каком направлении двигаться, решая задачу, вошел другой сотрудник отдела, с ходу задавая свой вопрос руководителю, при этом как-бы не замечая в кабинете Анны. Дмитрий перевел взгляд на вошедшего, даже не пытаясь «выставить за дверь», начал обсуждать с ним очередную проблему, и снова отвлекся от разговора Анной.

Прошло уже 43 минуты. Время шло… Анна мучилась в кабинете руководителя, мысленно «подпрыгивая» и переживая, что мало успевает сделать из запланированного на день. Но это же руководитель, не встанешь и не уйдешь.

Все закончилось через 1 час 10 минут гениальной фразой: «Предлагаю обсудить данный вопрос еще раз. Время встречи выставлю в календаре».


К сожалению, в моей практике такие случаи, происходили более чем часто с руководителями разных уровней. И причин такого поведения руководителей тоже достаточно: неорганизованность, отсутствие навыка планирования деятельности, навыка четкой постановки задач своим подчиненным, несоблюдение тайм-менеджмента, отсутствие навыка работы с сопротивлением и давлением или нежелание его применять, неуважение, невоспитанность в конце концов (хотя пишу и самой странно относить такие вещи к характеристике управленца). Да, и опять та же самая значимость. Смотри, как многим людям я нужен! Работаю постоянно в режиме многозадачности! Есть руководители, кто постоянно говорит об этом, слышала лично.
Думаю, что нет. И еще раз нет — это вредительство, как говорит одна из моих любимых коллег-HR учителей! А ведь все так просто и на поверхности. Ты в праве своим временем распоряжаться, как пожелаешь. Но речь об элементарной ценности жизненного времени человека, который с тобой рядом. Время – самая главная ценность! На что Анна несправедливо потратила свои драгоценные 1 час 10 минут жизни из-за вашей, Дмитрий, неорганизованности? Кстати, сам Дмитрий тоже его потерял. Эффективность нулевая. В подобных ситуациях я всегда в первую очередь рекомендую поменяться «ролями». Как правило – срабатывает. Большинство людей быстро «ловят оборотную сторону медали» и сами начинают проговаривать все свои минусы. И очень хочется верить, что в следующий раз будет все иначе. Верим и делаем!

Не тратьте бесцельно время,
уважайте друг друга!
Рекомендую выдержать установленный тайминг, умело и корректно исключив все внешние помехи.

1) Руководителю, выставляя встречу с сотрудником в производственном календаре, желательно прописать краткий план и возможные вопросы предстоящего обсуждения. Работник будет подготовлен к встрече, это сэкономит время и повысит эффективность разговора.

Если в организации такой возможности нет, то использовать любой другой способ: лично, с использованием корпоративной почты, например, но соблюдая вышесказанное.

2) Освободить время уже минут за 10 до встречи с сотрудником.

Если начало встречи по времени было не выдержано, и возможности освободиться не было (такое тоже бывает), обязательно необходимо выйти из кабинета, извиниться и попросить подождать, сказать сколько времени и стараться его выдержать.

3) При телефонном звонке зафиксировать кто звонил и перезвонить позже. Если необходимо ответить на звонок – извиниться и сказать, что перезвоните.

4) Предложить коллеге, вошедшему в кабинет без предварительной договоренности, в период разговора с другим сотрудником выставить встречу в производственном календаре корпоративной почты, планируя встречу заранее, согласовав при этом время с возможностью участия руководителя. Либо сказать, что обязательно после встречи вы позвоните и пригласите его или назначите другое время.
Юлия Толкунова
автор статьи, HRBP